Was bewegt jemanden dazu einen Artikel über E-Mail zu schreiben? E-Mail kann doch jeder Benutzen und da gibt es doch nicht viel zu erklären, werden jetzt die Meisten denken. Falsch gedacht, E-Mails richtig schreiben ist schwerer als man Denkt. Deswegen wollte ich mal die typischen Fehler Sammeln und aufzeigen wie man es besser machen kann. Dabei ist das was ich schreibe nur meine Meinung.
Erst mal zu den verschiedenen Feldern einer E-Mail:
„Absender“ oder „Von“:
Beim Einrichten der E-Mailadresse bzw. des E-Mail-Accounts in der E-Mail-Software solltet ihr darauf achten euren echten Namen anzugeben. Dadurch stehen beim Empfänger mehr Informationen als nur die E-Mailadresse zur Verfügung, denn das Absenderfeld enthält dann folgende Informationen „Vorname Nachname“
. Für den Absender hat das keinen Vorteil, aber für den Empfänger kann es sehr hilfreich sein. Wenn der Empfänger eine E-Mail von euch sucht und dafür die Suchfunktion des E-Mail-Programms nutzt, dann kann er im Absenderfeld nach eurem Namen suchen. Das geht viel schneller als das Durchsuchen des Inhaltes aller Mails, gerade bei Langsamen E-Mailservern oder bei großen Mengen von E-Mails. Zudem kann es ja durchaus sein das ihr euren Namen gar nicht unter die betreffende E-Mail geschrieben habt, dann ist eure E-Mail nicht durch das Suchen nach eurem Namen zu finden.
„An“, „CC“ und „BCC“:
Egal in welches dieser Felder ich die E-Mail-Adresse des Empfängers eintrage sie kommt an. Warum brauche ich dann 3 davon? Ich kann ja auch so viele Adressen in jedes Feld eintragen wie ich will, die kommen alle an. Also benutzte ich nur das „An“ Feld und alles ist gut. Nein ist es nicht! Wirklich! Dieses Mal betrifft es euch auch selbst. Ja! Wirklich!
Zu den unterschieden bei den Feldern, „An“ und „CC“ verhalten sich gleich. Man kann sie aber inhaltlich unterscheiden „CC“ steht für Carbon-Copy (Kohlepapierdurchschlag), wenn ich also jemanden nur über einen Sachverhalt informieren möchte setzte ich seine Adresse in „CC“ ein, der „CC“-Empfänger nimmt den Inhalt zur Kenntnis und reagiert nicht unbedingt darauf. (Das ist die Theorie, in der Praxis sieht das sicher anders aus). Im „An“-Feld stehen der oder die Empfänger der E-Mail.
Wenn eine E-Mail an mehrere E-Mail-Adressen gesendet wird kann jeder (!) Empfänger die E-Mailadressen aller anderen Empfänger lesen. Wenn ich die E-Mailadressen in das „BCC“-Feld („BCC“ steht für „Blind-Carbon-Copy“) schreibe wird sie bei allen anderen Empfängern versteckt. „Warum soll ich die anderen Empfänger verstecken?“ Wird sich der ein oder andere an dieser Stelle fragen. Wenn ich z.B. eine witzige E-Mail weiterleite macht das doch nichts, die meisten kennen sich doch eh und verstecken brauche ich meine Freunde auch nicht. Gerade wenn die E-Mails an das ganze Adressbuch gehen kommen da schnell Leute zusammen die sich nicht kennen und die die E-Mailadressen des anderen nicht kennen brauchen oder auch sollen. Das ist aus verschiedenen Gründen wichtig. Es kann immer sein das einer der Empfänger sich auf seinem Computer einen Virus oder Wurm einfängt, diese können dann auf die gespeicherten E-Mails zugreifen und durchsuchen sie nach E-Mailadressen. Das machen sie um sich selbst an diese Adressen zu verschicken um sich selbst weiter zu verbreiten und sie schicken auch Listen mit allen Adressen an andere die dann Spam und Viren an die Adressen versenden können. Wenn ihr also E-Mails an viele Leute schickt und die nicht die Adressen der anderen kennen müssen schreibt sie bitte alle ins „BCC“-Feld, in das „An“-Feld schreibt ihr dann am besten eure eigene E-Mailadresse denn einige E-Mail-Server verweigern die Annahme von E-Mails in denen das „An“-Feld keinen Eintrag hat.
Der Betreff:
Er sollte kurz und knackig sein und Bezug zum Inhalt haben. Auch hier geht es vor allem darum E-Mails wiederzufinden oder überhaupt erst zu finden. Hin und wieder fischt jeder Spam-Filter mal ne E-Mail raus die eigentlich kein Spam ist, ich z.B. gucke 2x mal am Tag in meinen Spamordner um solche E-Mails zu Finden, dabei überfliege ich die Absender und den Betreff. Ist kein Betreff da, habe ich eine viel geringere Chance eure E-Mail als echte E-Mail zu erkennen.
Der E-Mail-Text:
Wer in GROSSBUCHSTABEN schreibt der schreit.
Auch der konsequente Verzicht auf großundkleinschreibung oder satzzeichen und richte rechstreibung machtviele maisl nicht beser lesba.
Die weitergeleitete E-Mail:
Wenn ihr eine E-Mail weiterleitet denkt daran dass der oder die Empfänger nicht unbedingt den Absender und die Empfänger der Originalnachricht kennen muss, hier geht es wieder um die Vermeidung von Spam und das eindämmen von Viren. Zudem sind nicht alle Menschen erfreut wenn man ihre privaten oder geschäftlichen E-Mailadressen so weiter verbreitet. Ich habe mal eine „schöne“ Kettenmail bekommen, die hatte schon ordentlich die Runde gemacht, so dass man erst mal schön lange an E-Mail-Adressen vorbeiscrollen musste, ursprünglich stammte die E-Mail aus dem Vorstandsbüro eines Deutschen Automobilherstellers und ging dann über einige Stationen bis zu mir auf jeder der Stationen haben 10~30 Menschen alle E-Mailadressen gratis mitbekommen.
Also einfach alles aus der weitergeleiteten E-Mail raus kürzen was den Empfänger nicht unbedingt interessiert.
Die beantwortete E-Mail:
Alles was nicht wichtig ist bei einer Antwort raus kürzen, wenn ihr den alten Text stehen lasst, dann bitte nicht darunter schreiben, warum muss ich an meinem eigenen Text noch mal vorbei um deine Antwort zu lesen? Wenn ich mir nicht sicher bin was ich dir geschrieben habe gucke ich selbst bei mir in den gesendeten Objekten nach.
Der Dateianhang:
Klein sollte er sein und wenn er groß ist sollte man vorher nachfragen ob der Empfänger eine große E-Mail empfangen kann (Postfachbegrenzung) oder will (langsamer Internetanschluss). Viele E-Mailserver blockieren E-Mails automatisch an die Programme (*.exe etc) Worddatein (*.doc) oder Exceldatein (*.xls) angehängt sind um vor Viren etc. zu schützen. Wenn ihr solche Dateien verschicken wollt, solltet ihr die Datei am besten packen (zip/rar etc.).
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